Bands zijn goed in spelen en slecht in boekhouden, en dat komt meestal doordat die twee op verschillende plekken leven. Het optreden staat in een groepsapp, de gage zit in iemands hoofd, en de factuur wordt drie weken later in een tekstverwerker getikt. MyGigFlow houdt het geld bij hetzelfde optreden als al het andere, en maakt er een PDF van zodra het tijd is om betaald te worden.
Beheer: portemonnee
Inkomsten en uitgaven, per optreden
Elk optreden en elke repetitie kan eigen inkomsten en uitgaven dragen. Geen jaartotaal, maar dit optreden: wat de zaal betaalde, wat de bus kostte, waarvoor de oefenruimte gefactureerd werd. Elke post heeft een omschrijving, een bedrag, een valuta en een notitie, en kan aan het optreden hangen waar hij bij hoort.
Dat is het verschil tussen weten dat de band vorig jaar een bedrag omzette, en weten welke optredens het spelen waard waren.
Beheer: overzicht
Wie krijgt wat
Betalingen worden per persoon per optreden vastgelegd. Elke betaling houdt het verschuldigde bedrag bij, wat er tot nu toe is binnengekomen, en een status: openstaand, deels betaald of betaald. Deels betaald is een echte toestand en geen benadering, want in de praktijk komt er eerst een aanbetaling en volgt de rest later.
Leden zien hun eigen verdiensten en hun eigen geschiedenis. Beheerders zien die van de band. Een invaller die twee optredens speelde ziet die twee, en niet de rest van het jaar.
Facturen met je eigen logo
Facturen schrijf je in de app en ze komen eruit als PDF met het eigen logo van de band bovenaan. Regels met aantallen en prijzen, een subtotaal, btw tegen het percentage dat de band heeft ingesteld, en een totaal. Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum en betalingsvoorwaarden, plus een vrije notitie als de klant er een nodig heeft.
De factuur wordt voorgevuld met de eigen gegevens van de band, dus het adres, de bankgegevens en de fiscale nummers hoeven niet per factuur te worden ingetikt.
Wat er op een factuur staat
•Het logo van je band op het document
•Factuurregels, subtotaal, btw en totaal
•Factuurnummer, datum, vervaldatum en betalingsvoorwaarden
•Klantgegevens, inclusief het land van de klant
•Te downloaden als PDF
Pro
Hij vraagt om de velden die jouw land gebruikt
Dit is het onderdeel waar de meeste hulpmiddelen de mist in gaan. Een factuur is niet overal hetzelfde document, en MyGigFlow doet niet alsof. Welke velden de factuur vraagt, volgt het zakelijke land van de band.
Een Nederlandse band vult een KvK-nummer, een btw-nummer en een IBAN in. Een Amerikaanse band vult een EIN, een sales tax ID, een rekeningnummer en een routing number in. Een band in een land met geen van beide stelsels krijgt een neutraal paar - een inschrijvingsnummer en een fiscaal nummer - plus IBAN en BIC waar die gelden. Niemand wordt om een KvK-nummer gevraagd dat hij niet heeft.
Bedragen worden opgemaakt zoals die combinatie van taal en land geld schrijft, en daarom drukt een bedrag in yen zonder decimalen af en een bedrag in dinar met drie. De valuta zelf is een bandinstelling: de band bepaalt wat zijn geld is, ongeacht in welke taal degene die kijkt de app leest.
Zeven talen op het document
MyGigFlow heeft factuurlabels in zeven talen: Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Chinees, Portugees en Frans. Elke kop op het document - factuurnummer, factuur aan, omschrijving, aantal, subtotaal, btw, totaal - bestaat in alle zeven.
De belastingregel draagt het label dat de band eraan geeft, dus een band die het geen btw noemt hoeft dat ook niet te doen.
Hoe het jaar eruitzag
Naast de cijfers per optreden houdt de app een lopend beeld van de band bij: hoeveel optredens, totale verdiensten, totale tijd op het podium, wat een optreden gemiddeld opbrengt, deze maand tegenover dit jaar, in welke zalen je het vaakst staat, en hoe trouw elk lid komt opdagen.
Het zijn dezelfde gegevens van verder weg bekeken, en dat is wat je voor je wilt hebben als een zaal vraagt wat jullie kosten.
Veelgestelde vragen over facturen
Kan ik facturen maken in de app?+
Ja. Bandbeheerders schrijven een factuur in de app en downloaden hem als PDF met het eigen logo van de band erop. Factuurregels, btw, betalingsvoorwaarden en vervaldatum horen allemaal bij het document.
Werkt de factuur ook buiten Nederland?+
Ja. Welke velden de factuur vraagt volgt het zakelijke land van de band - een KvK- en btw-nummer en een IBAN voor een Nederlandse band, een EIN en een routing number voor een Amerikaanse, en elders een neutraal inschrijvings- en fiscaal nummer. Bedragen worden opgemaakt zoals dat land geld schrijft.
In welke valuta werkt de band?+
In de valuta die hij instelt. Valuta staat op bandniveau, dus een Nederlandstalige beheerder van een Amerikaanse band ziet dollars en een Engelstalige beheerder van een Nederlandse band ziet euro. De taal waarin je de app leest verandert het geld niet.
Kunnen leden zien wat anderen verdienen?+
Nee. Leden zien hun eigen verdiensten en hun eigen geschiedenis. Beheerders zien de cijfers van de band.
Kan ik een betaling vastleggen die maar deels binnen is?+
Ja. Een betaling houdt zowel het verschuldigde bedrag als het tot nu toe ontvangen bedrag bij, met openstaand, deels betaald en betaald als aparte toestanden. Dat is wat er werkelijk gebeurt wanneer er eerst een aanbetaling komt.
Tellen repetities mee in de cijfers?+
Repetities dragen eigen inkomsten en uitgaven, dus een oefenruimte die gefactureerd wordt komt op dezelfde plek terecht als al het andere dat de band uitgeeft.
