De meeste bands draaien op een groepsapp, een gedeeld spreadsheet en het geheugen van één iemand. Dat gaat goed tot een optreden verschuift, een muzikant twee dagen van tevoren afzegt, of niemand meer weet welk bedrag met de geluidstechnicus was afgesproken. MyGigFlow zet de optredens, de repetities, de bezetting, de papieren en het geld op één plek, op iOS en Android, in zeven talen.
Beheer
Wat bandbeheer eigenlijk inhoudt
Een band runnen is vier dingen tegelijk. Er is de agenda: welke optredens staan er, welke repetities, wie heeft bevestigd. Er is de bezetting: wie speelt wat, wie valt in als een vaste kracht niet kan, welke geluidstechnicus staat erbij. Er zijn de papieren: contracten, riders, podiumplattegronden, setlists. En er is het geld: wat het optreden oplevert, hoe het verdeeld wordt, en wie er nog gefactureerd moet worden.
De meeste hulpmiddelen dekken één van die vier. Een gedeelde agenda weet niet wie bevestigd heeft. Een groepsapp bewaart de rider tot hij weggescrold is. Een spreadsheet houdt de gage bij maar niet wie er speelde. MyGigFlow gaat ervan uit dat dit geen vier problemen zijn maar één, want ze hangen alle vier aan hetzelfde optreden.
Bandleden
Vier soorten mensen, niet één
Hier wijkt MyGigFlow het sterkst af van de alternatieven. De meeste bandapps gaan ervan uit dat iedereen in de app een bandlid is. In de praktijk is een werkende band een mengeling, en de app kent het verschil.
Een bandlid is vast: onderdeel van de vaste bezetting, standaard voor alles uitgenodigd. Een invaller komt voor één optreden, op één instrument. Een geluidstechnicus werkt tegen een tarief in plaats van een aandeel, en onderhandelt daarover. Een beheerder runt de band, maakt de optredens aan en beslist wie erbij komt.
Rollen in de app
•Bandlid - de vaste bezetting, standaard voor elk optreden uitgenodigd
•Invaller - per optreden en per instrument gevraagd
•Geluidstechnicus - werkt op uurtarief, setprijs of op offerte
•Beheerder en eigenaar - maken optredens aan, beheren de bezetting en het geld
Aanmelden gaat met de bandcode die de beheerder deelt. Het verzoek komt bij de beheerder binnen, die het profiel, de instrumenten en een eventueel tarief ziet voordat hij beslist. Vindt hij iemand beter passen als invaller dan als vast lid, dan kan hij een tegenbod met een andere rol terugsturen in plaats van simpelweg te weigeren. Een invaller die steeds terugkomt kan later worden gevraagd om vast bandlid te worden.
Bandcode
Van boeking tot bevestigde bezetting
Een optreden houdt alles bij elkaar wat erbij hoort. De datum en de locatie, het draaiboek voor die dag, de taken die gedaan moeten worden, de documenten, de apparatuur, de setlist, en een chat die alleen de mensen op dat optreden zien.
Iedereen die gevraagd is antwoordt ja, nee of misschien, en de beheerder ziet de stand in één oogopslag in plaats van duimpjes te tellen in een groepsapp. Aanwezigheid wordt op e-mailadres gekoppeld, dus iemand die in drie van je bands speelt onder twee telefoonnummers blijft één persoon.
Wat een optreden bevat
•Bevestigingen per persoon, met een lopende telling voor de beheerder
•Een draaiboek voor de dag: inladen, soundcheck, deuren open, op
•Taken op naam, met notities en een datum
•Contracten, riders en podiumplattegronden aan het optreden zelf gehangen
•Apparatuurlijsten per optreden
•Een chat per optreden, los van de bandbrede chat
Evenementen
Een gat in de bezetting vullen
Kan een vaste kracht niet, dan vraagt de beheerder een invaller op dat instrument. Meerdere invallers kunnen tegelijk gevraagd worden; wie als eerste accepteert krijgt de plek en voor de rest sluit de vraag. Niemand hoeft vier mensen in vier losse gesprekken achterna te zitten en er daarna aan te denken drie van hen af te bellen.
Geluidstechnici werken anders, en de app behandelt ze ook anders. Een technicus heeft een tariefsoort - per uur, een vaste prijs voor de klus, of op offerte - met een minimale boeking en een lijst specialismen. Wordt hij voor een optreden gevraagd, dan kan hij terugkomen met zijn eigen voorstel en een bericht erbij. Het verzoek blijft in afwachting van goedkeuring staan tot de beheerder akkoord gaat. Die onderhandeling gebeurt in de app, op schrift, vast aan het optreden, in plaats van in een gesprek dat in maart niet meer terug te vinden is.
Repetities krijgen dezelfde behandeling
Een repetitie is geen tweederangs optreden, en MyGigFlow behandelt hem ook niet zo. Repetities hebben een eigen aanwezigheid, eigen taken, eigen documenten, een eigen chat en eigen kosten. Wordt de oefenruimte gefactureerd, dan staat dat op dezelfde plek als al het andere dat de band uitgeeft.
Daarnaast staat een beschikbaarheidskalender. Leden zetten zichzelf per dag op beschikbaar, niet beschikbaar of twijfel, met een notitie als er iets uit te leggen valt. Een repetitiedatum prikken wordt dan een kwestie van de kalender lezen, in plaats van een berichtje sturen en anderhalve dag op de laatste reactie wachten.
Setlists en repertoire
Het repertoire is de eigen nummerbibliotheek van de band: elk nummer dat jullie kunnen spelen, met de artiest, de speelduur, de toonsoort, het tempo, een notitie, en desgewenst een link naar een opname. Het staat op bandniveau en overleeft dus losse optredens.
Een setlist bouw je uit die bibliotheek, en de app telt de speelduur onderweg op, zodat je weet of je op drie kwartier of op een uur uitkomt voordat je het podium op loopt. Eén setlist kan tegelijk aan meerdere optredens én aan repetities hangen, en dat is precies wat er gebeurt als je dezelfde set drie weekenden achter elkaar speelt.
Wat het optreden oplevert
Inkomsten en uitgaven worden per optreden en per repetitie vastgelegd. De vraag is dus niet wat de band vorig jaar verdiende, maar wat dit optreden opleverde na de bus en de oefenruimte. Leden zien hun eigen verdiensten, beheerders die van de band.
Facturen maak je in de app en komen eruit als PDF met het eigen logo van de band erop. De factuur vraagt om de velden die bij het land van de band horen - een Nederlandse band vult een KvK-nummer, een btw-nummer en een IBAN in, een Amerikaanse een EIN en een routing number - en bedragen worden opgemaakt zoals dat land geld schrijft.
Iedereen speelt in meer dan één band
Muzikanten spelen zelden in precies één band. Eén account houdt ze allemaal vast en je wisselt er binnen de app tussen. Vast lid zijn in de ene en invaller in de andere is doodnormaal, en de app is daarop gebouwd: je rol hangt aan de band, niet aan je account.
Het betalen volgt dezelfde logica. Spelen is gratis. Alleen wie een band runt betaalt, en dan per band die hij runt.
Het draaiboek, en een rider die je niet hoeft over te typen
Een optreden draagt een draaiboek: wat er wanneer gebeurt, van inladen tot de laatste noot. Taken hangen aan namen, en wie de taak heeft vinkt hem zelf af, dus niemand hoeft te vragen of het gebeurd is.
De rider is de andere helft daarvan. De meeste bands hebben die al als PDF, en tot voor kort moest je hem in de app opnieuw intikken. Nu upload je het bestand, en het tekstveld blijft ernaast staan voor die ene regel die niet in de PDF past.
•Een draaiboek per optreden en per repetitie
•Taken op naam, afgevinkt door die persoon zelf
•De rider als PDF, PNG of JPEG uploaden
•Een notitie naast het bestand voor wat er niet in staat
Je optredens in de agenda die je toch al gebruikt
Niemand wil een tweede agenda. De app geeft je een persoonlijke link waar Google Agenda, Apple Agenda en Outlook zich op kunnen abonneren, en vanaf dat moment staan je optredens en repetities gewoon tussen het brengen naar school en je andere werk.
Twee dingen doet hij met opzet niet. Hij toont je niet de hele bandagenda, alleen waar je zelf voor gevraagd bent, precies de regel die de app zelf ook volgt. En er gaat nooit een tarief, gage of betaalgegeven in mee, zodat de agenda die je met je partner of je werkgever deelt vrij blijft van je geld.
De link is alleen van jou en je kunt hem uitzetten, wat elk abonnement dat ermee is gemaakt meteen doodt. Houd er rekening mee dat een agenda zelf bepaalt hoe vaak hij kijkt of er iets veranderd is, en dat kan uren duren. Voor een wijziging op de dag zelf is de melding in de app er eerder.
•Eén link, voor Google, Apple en Outlook
•Optredens en repetities, alleen waar je voor gevraagd bent
•Geen tarieven of betaalgegevens in de feed
•Zet hem uit en elk abonnement stopt
De band draaien vanaf een computer
Sommige klussen zijn ellendig op een telefoon. Een heel seizoen aan optredens invoeren, een factuur nalopen, een lang gesprek teruglezen: dat zijn toetsenbordklussen.
Wie een band leidt kan MyGigFlow in een browser openen. Inloggen gaat vanaf de app en niet met nog een wachtwoord: de browser toont een code, die typ je in de app over en keur je goed, en je bent binnen. Je ziet welke browsers ingelogd zijn en kunt ze stuk voor stuk beëindigen, wat uitmaakt op een computer die niet van jou is.
Dit is een beheerdersding, en dat hoort er gewoon bij te staan. Leden, invallers en geluidstechnici gebruiken de app op hun telefoon, waar alles wat ze nodig hebben gratis is. De browser is voor wie de boel draaiend houdt.
Veelgestelde vragen over bandbeheer
Is MyGigFlow gratis?+
Ja, voor iedereen die speelt. Als bandlid, invaller of geluidstechnicus zie je je optredens, bevestig je je aanwezigheid, chat je, lees je setlists en documenten en houd je je verdiensten bij zonder te betalen. Alleen bandbeheerders betalen een abonnement van EUR 3,99 per maand of EUR 39,99 per jaar, per band die ze runnen.
Hoe sluit ik me bij een band aan?+
De beheerder deelt een bandcode met je. Die voer je in de app in, waarna je verzoek bij de beheerder terechtkomt. Die ziet je profiel en je instrumenten voordat hij goedkeurt. Na goedkeuring heb je toegang tot de band.
Kan ik in meerdere bands spelen?+
Ja. Eén account houdt elke band vast waarin je speelt en je wisselt er in de app tussen. Je rol staat per band ingesteld, dus je kunt vast lid zijn van de een en invaller bij de ander. Run je zelf meerdere bands, dan heeft elke band een eigen beheerdersabonnement nodig.
Wat is het verschil tussen een lid, een invaller en een geluidstechnicus?+
Een bandlid hoort bij de vaste bezetting en wordt standaard voor alles uitgenodigd. Een invaller wordt per optreden en per instrument gevraagd, en wie als eerste accepteert krijgt de plek. Een geluidstechnicus werkt tegen een tarief - per uur, een vaste prijs of op offerte - en kan bij een aanvraag zijn eigen voorstel doen, dat de beheerder vervolgens goedkeurt.
Welke talen spreekt de app?+
Zeven: Nederlands, Engels, Duits, Spaans, Chinees, Portugees en Frans. De app volgt de taal van je toestel als die erbij zit.
Zijn mijn gegevens veilig?+
Je gegevens staan in de cloud en zijn bereikbaar vanaf elk toestel waarop je inlogt. MyGigFlow voldoet aan de AVG en je gegevens worden nooit aan derden verkocht. Je kunt op elk moment verwijdering aanvragen vanuit de instellingen.
Kan ik mijn optredens in mijn eigen agenda krijgen?+
Ja. De app geeft je een persoonlijke link waar Google Agenda, Apple Agenda en Outlook zich op kunnen abonneren. Je ziet de optredens en repetities waar je voor gevraagd bent, en er gaan geen tarieven of betaalgegevens mee. Je agenda bepaalt zelf hoe vaak hij kijkt, en dat kan uren duren, dus wijzigingen op het laatste moment bereiken je nog steeds sneller via de app. Je kunt de link altijd uitzetten.
Kan ik MyGigFlow op een computer gebruiken?+
Als je een band leidt wel. Bandbeheerders openen het webdashboard in een browser en loggen in vanaf de app: de browser toont een code, die keur je in de app goed, en er komt geen extra wachtwoord aan te pas. Leden, invallers en geluidstechnici gebruiken de app op hun telefoon.
